Ouragan Katrina. L'ouragan Rita. L'ouragan Wilma. Il y a quelques mois à peine, ces tempêtes ont changé la vie de millions de personnes. Même si vous n'avez pas travaillé dans des zones touchées par ces tempêtes, vous avez peut-être expédié des produits à des entreprises de la région du Golfe ou en avez reçu de celles-ci. Vous pensez que vous n'avez pas été touché par ces catastrophes naturelles ?
Maintenant, multipliez cette pensée mille fois et vous aurez une idée de la raison pour laquelle il est nécessaire de préparer un plan en cas de catastrophe si vous êtes confronté à une crise similaire dans votre ville natale.
Comment pouvez-vous planifier une crise ou une catastrophe alors qu’elles surviennent généralement de manière inattendue ? Est-il facile d’anticiper quelque chose que vous n’avez pas vécu ? Ce sont deux raisons pour lesquelles les propriétaires et les gestionnaires peuvent se sentir paralysés lorsqu’ils doivent planifier une crise. Il peut sembler étranger à certains d'essayer d'imaginer quoi faire ou mettre sur papier, il est donc plus facile de remettre cela à un autre jour.
Planification d'urgence
Mais regardons les choses d'une manière différente, peut-être en morceaux plus petits, afin que vous puissiez saisir les possibilités. L’une des premières choses à faire est de confier cette tâche à une seule personne – cela peut être vous ou quelqu’un d’autre – et de former une petite équipe pour soutenir cet effort. Un leader fera de ce processus un processus plus efficace et efficient.
Alors, quelle est la première chose que vous pouvez faire pour vous préparer à une crise ? Fais une liste. Une simple liste de « et si » est un excellent point de départ. Pensez à la loi de Murphy : « Si quelque chose peut mal tourner, cela arrivera. » Aussi étrange que cela puisse paraître, notez tout ce qui pourrait s'appliquer à votre entreprise – des catastrophes environnementales telles que les tremblements de terre, les inondations ou les ouragans jusqu'au rappel de produit. Cette liste doit couvrir tout ce qui pourrait entraîner une interruption de votre cycle économique habituel.
Pensez-vous que les transformateurs du sud de la Floride avaient prévu plusieurs ouragans en 2005 ? Quand je parle à certaines personnes là-bas maintenant, elles ne parviennent même pas à donner clairement les noms des ouragans ni lesquels ont provoqué quelle phase de dégâts. Je parierais que la plupart des entreprises du sud de la Floride disposent désormais d’un plan en cas d’ouragan qui comprend des éléments tels que des sources d’énergie alternatives, des plans de détournement de produits et des listes de communication (pour les clients et le personnel de l’entreprise).
Plan de relance des activités
Une fois que vous avez la liste des « et si », jetez un œil autour de vous pour analyser les services et fonctions critiques de votre entreprise – ceux qui gardent les portes ouvertes. Certains éléments qui me viennent à l’esprit sont les employés, les flux de trésorerie, l’équipement avec lequel fonctionner, les téléphones et les ordinateurs et le service aux clients. Ce sont les fonctions critiques qui seront cruciales pour être opérationnelles dès que possible après une catastrophe.
Ensuite, prenez cette nouvelle liste et classez les éléments en trois ou quatre catégories principales qui contiennent tout ce qui est similaire, telles que « Finances », « Communications », « Opérations » et « Personnes ». Vous pouvez désormais commencer à voir à quoi ressemblera votre plan – de préférence avant qu’une crise n’éclate sans avertissement. Vous pouvez identifier une personne responsable de chaque catégorie principale et demander à « l’équipe » de prendre le temps de rechercher et de rédiger un plan pour gérer sa catégorie en cas de crise.
La première phase du plan concerne la catastrophe d'urgence. Il s'agit d'un guide de l'utilisateur expliquant comment préserver une organisation en cas de catastrophe immédiate. Pour qu’un plan soit utile, il doit être créé avant qu’une interruption ne survienne. La phase suivante d'un plan, « reprise », est conçue pour maintenir le financement, les services et les clients servis afin que l'entreprise continue de progresser une fois la catastrophe terminée. Une dernière phase de « continuité d’activité » doit être planifiée pour revenir au point où l’entreprise était performante avant la catastrophe.
Plan d'organisation
Plusieurs domaines qui nécessitent une planification plus approfondie comprennent le stockage d'informations telles que les dossiers des employés, des assurances et des finances ; matériel informatique, logiciels et données; et un plan du chantier et les spécifications des services publics. Organisez ces données importantes de manière à ce qu'il y ait plusieurs copies, avec un ensemble stocké dans un autre emplacement au cas où le bureau principal serait détruit.
Une phase de planification encore plus large comprend l’analyse des risques et l’analyse de l’impact sur les activités. Ces plans sont spécialisés et pourraient préparer votre entreprise à éviter des pertes financières paralysantes. Il existe de nombreux sites Web proposant de puissants outils de planification pour vous aider dans toutes les phases de ce processus de planification, mais les sites suivants sont de bons sites pour commencer :
•La Croix-Rouge américaine propose de bonnes informations aux entreprises sur www.redcross.org.
• L'Institute for Business and Home Safety propose des outils de planification sur son site Web à l'adresse www.ibhs.org/business_protection.
•Les Centers for Disease Control and Prevention disposent d'une liste complète de sites Web importants à l'adresse www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
•Le gouvernement fédéral dispose d'un site de préparation à l'adresse www.ready.gov.
Diviser la tâche de planification en petits morceaux et organiser une équipe pour travailler sur le plan rendra ce processus plus confortable. La Croix-Rouge américaine rapporte que jusqu'à 40 % des petites entreprises ne rouvrent pas après une catastrophe telle qu'une inondation, une tornade ou un tremblement de terre. Ne laissez pas votre entreprise souffrir parce que vous n’avez pas eu le temps d’établir un plan.
EGA est une société de conseil spécialisée dans l'aide à l'industrie des fruits et légumes dans la préparation d'audits de sécurité alimentaire par des tiers, le développement de produits fraîchement coupés, les études de marché, les stratégies de marketing et les plans publicitaires. Pour plus d'informations, appelez le (616) 784-2728 ou visitez www.edithgarrett.com.